こんにちは。今回は毒づこうと思います。
日々いろんな会社の人と話をしていると、「ワードファイルで資料作ったので送りましたー！」とか「エクセルにまとめたのでメールで送りましたー」なんてことをよく耳にします。
こういうのを聞くたびにまだエクセルとかワードをローカルで使ってんのか….。って思っちゃいますし、家電量販店のパソコンコーナーで「Microsoftエクセルワード入ってます！」みたいな張り紙を見るとがっかりする。
だって、Googleドライブで全部事足りるしそれ以上のパフォーマンスが出せるもん！
ってことを今回はかいておこうと思います。
目次
エクセルやワードをローカル環境で作って資料作成するのはいますぐやめよう
Googleドライブならパソコンを選ばず作業ができる
まず最初に伝えておきたいのが、GoogleドライブはGoogleのアカウントさえあれば、ワードの文章作成はもちろんエクセルの表計算ソフトはオンライン上で全部管理することができます。
例えばワードファイルやエクセルファイルをパソコンに入れて編集してたりすると、結局そのパソコンを持って出歩かなくちゃいけないのですが、それらを全部Googleドライブで管理しちゃえば、場所を選ばずに同じファイルをそのまま使えます。
パソコンは作業マシンであるという考え方
僕はもうここ数年この考え方でパソコンを操作するようにしています。
重要なファイルやデータに、プライベートの写真に動画なんかも全部オンライン上で管理しているので、パソコンはもちろんiPhoneやiPadに至るまで、容量不足で悩んだことはありません。一番小さな容量のやつ使っているのに。
さらに言ってしまえば写真とかなんてのも一枚もiPhoneやPCに残っていません。iPhoneやPCは撮影をしたり作業をしたりするデバイスでファイルを格納しておくものではないという考え方なんです。
Googleドライブだったらパソコンの買い替えとかも関係ない
パソコンの寿命は3年〜5年ぐらいと言われていますが、パソコンの中にデータを格納しているとパソコンを変えた時にデータの移し替えが必要になってめんどくさいです。
しかしGoogleドライブだったらパソコンが変わってもファイルの移動や場所も一切変わらず今までと全部同じようにファイル管理をすることができます。
ある日パソコンが動かなくなった！なんてことになってもGoogleドライブにファイルをあげておけば、別のパソコンで作業を続けるだけですからね。
ローカル環境で重要なワードやエクセルファイルを格納しているなんて怖くてやってられませんよ。
同時に複数の人が編集できる
このエクセルファイル作ったからチェックして！わかりましたー！
みたいな感じで作成者以外も同時に確認ができてリアルタイムで編集していくことができます。ローカルファイルのエクセルやワードなんかは、一度相手にファイルで送ったらそれを編集することはできないですし、編集したとしてもそれをまた送り返してもらって….ファイルが二個になって….。とか煩わしさ満点です。(笑)
PDFなどにファイルを出力できる
もしメールでデータを送りたい！ってなってもGoogleドライブだったらPDFファイルに出力しちゃうこともできちゃいます。
もちろんワードやエクセルファイルに出力することもできるので、仮に自分のMicrosoftのワードやエクセルファイルが入ってなくても、入っている人とのやりとりをすることもできます。
ファイル形式を選んで出力するところまで考えられているなんてさすがGoogleさんです。
大量のファイルの中からキーワード検索することができる
これもGoogleならではのすごさですね。
書類やファイルは同じところに格納されていますが、オンライン上でさくっと検索してファイルを取り出すことができます。しかもワードファイルやエクセルファイルの中に入力されている文字列まで認識して検索結果として出てくれるので、「あれ？このファイルってどこに格納したっけ？」という不毛な時間も節約することができちゃいます。
税務関係の書類も帳票もアフィリエイトのアカウントも全部オンラインで管理している
っということで今回はGoogleドライブについてのススメを書かせていただきましたが、そういう僕は帳票も書類も税務関係のものも全部Googleドライブで作成してありますし管理をしています。
かれこれローカル環境でのワードやエクセルはここ数年使ってないぜ！ローカル環境でワードやエクセルファイルをまだ使って書類管理している会社を僕は強く否定する。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
